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Schnelle Verwaltung der telefonischen Bereitschaft

Der telefonische Bereitschaftsdienst muss funktionieren. Telefonanlagen sind jedoch oft schwerfällig und technisch kompliziert. Das kostet Zeit und Nerven. Eine mobile und webbasierte Verwaltungsoberfläche auf einen Klick bietet die Möglichkeit ad-hoc die notwendigen Einstellungen zu tätigen.

, 10. Juli 2020, 06:45
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Die Einrichtung der telefonischen Bereitschaft kostet oft Zeit und Nerven für unnötige Verwaltungstätigkeit und dauert viel zu lang. Wenn sich ein Mitarbeiter an- oder abmelden möchte, so sind viel zu viele Schritte notwendig und wertvolle Arbeitszeit geht verloren.
Darüber hinaus sind durch die Flexibilisierung von Arbeitszeit- und -ort technische Arbeitskräfte bei Problemen nicht immer sofort vor Ort verfügbar. Viele Krankenhäuser und Praxen haben die Telefonie sogar an einen externen Anbieter vergeben. Aber auch intern kostet die Einrichtung von telefonischen Bereitschaftsdiensten Personal- und Zeitressourcen.
Durch die Ausnahmesituation der letzten Monate war sehr oft eine schnelle und unbürokratische Reaktion auf die sich täglich verändernden Gegebenheiten notwendig. Telefonische Bereitschaftsdienste und Auskünfte sind hierbei in den Vordergrund getreten und konnten oft nicht entsprechend schnell eingerichtet oder angepasst werden da entsprechendes Fachpersonal nicht greifbar verfügbar war.

Eine Vielzahl an Notrufgeräten erschwert den Notruf

Notrufnummern sind heutzutage sehr oft noch mit einem dedizierten DECT-Telefon oder einem dedizierten Pager verknüpft. Während des Schichtwechsels übergibt der Arzt oder die Krankenschwester das Notruftelefon oder den Pager.
So kommt es, dass zum Beispiel in Nachtschichten, das medizinische Personal mehrere Notruftelefone übernehmen muss. Es ist darüber hinaus keine Berichterstattung verfügbar (wer hatte ein Telefon / wer hat einen Notruf beantwortet). Manchmal sind Notrufnummern sogar überhaupt nicht erreichbar, falls die Batterie leer ist oder das Gerät defekt ist. Zudem unterstützt diese Lösung keine Mobilitäts- und Heimaufgaben.
Für das medizinische Personal eine schwierige Situation. So haben die meisten inzwischen ihr eigenes Mobiltelefon, ein Diensttelefon und dann zusätzlich noch weitere Geräte für den Notruf. Es wäre einfacher, sie hätten nur ein einzelnes Gerät. So kann das Notrufgerät auch nicht vergessen oder aus Versehen einmal liegengelassen werden.

Eine entsprechende Software kann diese Probleme lösen und das medizinische Personal kann sich auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Die Zuteilung von Dienstnummern erfolgt hierbei nicht mehr Geräte- sondern Personen bezogen.
Ärzte / Krankenschwestern können ihr eigenes persönliches oder dienstliches Gerät / Smartphone verwenden, ohne dass ein zusätzliches Gerät erforderlich ist. Es können mehrere Notrufnummern an eine Person weitergeleitet werden. Einer Servicenummer können mehrere Personen zugeordnet werden und es gibt eine zentrale Berichterstattung über Zuordnungs- und Anrufereignisse (wer hat angerufen / wer hat den Anruf beantwortet). Die automatische Zuordnung kann auf dem Dienstplan basieren.
Der ortsunabhängige Zugriff bietet zudem viele Vorteile bei der Verwaltung der Telefonanlage. Somit können die Mitarbeiter von überall darauf zugreifen und müssen nicht vor Ort sein. Insbesondere auf Intensivstationen und in Pandemiezeiten, aber auch sonst, ist das Betreten der medizinischen Räume durch technisches Personal möglichst zu vermeiden.
Die Oberfläche sollte einfach und übersichtlich sein, so dass auch das medizinische Personal selbst, Team- oder Abteilungsleiter sie einfach nutzen können. Die An- und Abmeldung zur Bereitschaft sollte dabei auf einen Klick erledigt und in Sekunden verfügbar sein.
Die Firma Damovo Schweiz AG stattet Krankenhäuser und Arztpraxen mit innovativen Telefonanlagen aus. Sie hat seit einiger Zeit mit der „Damovo Dienstbasierten Telefonie“ eine solche webbasierte Verwaltungsoberfläche im Einsatz.
Drazen-Ivan Andjelic, Geschäftsführer der Firma Damovo, setzt auf fünf Aspekte der Damovo Dienstbasierten Telefonie, die seinen Kunden eine deutliche Entlastung bringen.
  1. Eine übersichtliche, orts- und Device unabhängige webbasierte BedienoberflächeMit einer übersichtlichen Web-Bedienoberfläche können sie die Bereitschaftsnummern einfach erstellen, mit Regeln hinterlegen und Mitarbeitern und Teams zuordnen. Da die Oberfläche im Web ist, kann diese ortsunabhängig verwendet werden und auch Teamleiter können schnell und flexibel Einstellungen verändern.
  2. Schnelle An- und Abmeldung mit nur einem KlickZugeteilte Mitarbeiter haben, über eine intuitiv zu bedienende Verwaltungsoberfläche, mittels PC oder Smart Device, die Möglichkeit sich und ihr Telefon (Fix oder Mobil) mit nur einem Klick bei dem notwendigen Bereitschaftsdienst als Mitglied an- und abzumelden. Das spart viel Zeit.Wird die Bereitschafsnummer angerufen, ermittelt das System ohne Anrufverzögerung die aktiven Mitglieder und die Damovo Dienstbasierte Telefonie leitet den Anruf gemäss den hinterlegten Regeln an den nächsten Mitarbeiter weiter.
  3. Kein Anruf geht verloren!Einer Bereitschaftsnummer kann jederzeit eine „Fallback Rufnummer“ hinterlegt werden, an welche ein Anruf bei nicht Annahme oder fehlender Kapazität weitergeleitet wird. Auch kann eine Mindest-Mitglieder Anzahl eingerichtet werden. Somit geht kein Anruf verloren.
  4. Übersicht für die VerwaltungÜber ein Dashboard kann auf einem Blick die Belegung der Bereitschaftsnummern sowie der aktuelle Status (frei, im Gespräch) der Mitglieder und die Anzahl und Dauer der Anrufe in Echtzeit eingesehen werden. So verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick und Mitarbeiter können schnell nach Bedarf eingeteilt werden. Mit der Reporting Funktion der Benutzungsdaten haben Sie zusätzlich noch eine gute Grundlage für nachträgliche Auswertungen und zukünftige Planungen.
  5. Integration in AlarmserverDie Damovo Dienstbasierte Telefonie ist nahtlos an den NewVoice Alarmserver angebunden. Dies bedeutet, dass Einstellungen an den Mitgliedschaften der Dienstnummern direkt in den Alarmserver übergeben werden. Hierdurch wird mit einem Update im OnCall Manager automatisch die Alarmkette des Alarmserver aktualisiert, ohne diese manuell anpassen zu müssen. 
Auf einen Blick: Welche Möglichkeiten bietet die Damovo Dienstbasierte Telefonie
  • An- und Abmeldung innerhalb weniger Sekunden
  • Integration von Dienstplänen zur Automatischen Zuteilung
  • Bedienung direkt durch den Mitarbeiter und Teamleiter
  • Einbindung von mobilen oder externen Telefongeräten
  • Ortsunabhängige Verwendung, mit Smart Device oder PC
  • Dienstübergabefunktion, Dienstquittierung, Fallback Rufnummer, unterschiedliche Rufweiterleitungsregeln, uvm…
  • Integration durch Anbindung an Active Directory und ERP-Tools
  • Unbegrenzte Anzahl an Bereitschaftsnummern mit bis zu 50 Mitglieder pro Bereitschaftsgruppe
  • Multimandanten und -PBX fähig
  • Umfangreiche Reporting Funktionen zur optimierten Bereitschaftsplanung und für Nachweis der Erreichbarkeit
  • Integration in Alarmserver
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