Spital Thurgau AG vereinfacht ihr Spesenmanagement

Die Spital Thurgau AG versorgt die Bevölkerung des Kantons Thurgau und angrenzender Gebiete mit dem gesamten Spektrum an qualitativ hochwertigen, ambulanten und stationären Leistungen. Die Spitalgruppe umfasst mit ihren rund 4600 Mitarbeitenden die Akut- und Notfallmedizin der Kantonsspitäler Frauenfeld und Münsterlingen, die Psychiatrischen Dienste Thurgau sowie die Rehabilitationsklinik St. Katharinental. Dank diesem Zusammenschluss ist eine echt integrierte, fachübergreifend und gut koordinierte Betreuung sichergestellt. Damit ist die Spital Thurgau AG medizinisch und organisatorisch seit vielen Jahren eine Vorzeigeinstitution im Schweizer Gesundheitswesen.

Auf dem Weg zur Gesundheitsorganisation der Zukunft, ist der Spital Thurgau AG die Kundenzentrierung ein wichtiges Anliegen. «Die Digitalisierung der HR-Prozesse ist ein wichtiger Schlüssel, unseren Bemühungen nachzukommen und den administrativen Aufwand im ärztlichen und pflegerischen Umfeld zu reduzieren,» so Sandro Gentsch, Teamleiter Payroll, Spital Thurgau AG. «In der HR-Digitalisierungsstrategie zeigte unter anderem das Spesenmanagement grosses Optimierungspotenzial: Das Ausfüllen von Excel-Formularen, manuelle Freigaben und der zeitraubende Abgleich von Quittungen mit Listen über mehrere Abteilungen und Hierarchiestufen, wollten wir mit einer geeigneten Applikation weitgehend automatisieren.» Aveniq überzeugte die Spital Thurgau AG mit ihren smarten Lösungen und der umfangreichen Erfahrung im Healthcare-Bereich und wurde deshalb mit der Umsetzung beauftragt. «Um aufwändige Schnittstellen zu vermeiden, musste die Applikation in das vorhandene Buchungssystem integrierbar sein,» beschreibt Christian Critelli, Professional Application Consultant bei Aveniq die Anforderungen seitens der Spital Thurgau AG. «Die Verantwortlichen wünschten sich eine moderne, intuitive Benutzeroberfläche und eine ortsunabhängige Erfassung, welche künftig auch auf unterschiedlichen Endgeräten stattfinden kann.»

Die Business Process Suite (BPS) von Aveniq ist eine cloudbasierte Plattform, welche die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht. Sie bietet passende Module für jeden Geschäftsbereich. «Insbesondere für den Bereich HR bietet die BPS diverse Module, welche die Effizienz steigern und einfach erweiterbar sind. Daher haben wir der Spital Thurgau AG das Modul Business Expenses Management vorgeschlagen», erklärt Christian Critelli die Wahl der Lösung.

Mit dem Business Expenses Management-Modul (BEM) verfügt die Spital Thurgau AG über eine branchenunabhängige All-in-One-Plattform zur Verwaltung von Spesen, Reise- oder Weiterbildungskosten. Die Abbildung von vollständigen, papierlosen und automatisierten Spesenworkflows sind besondere Eigenschaften der Lösung. Die Mitarbeitenden laden ihre Spesenbelege bequem und in Echtzeit in die Applikation. Die Freigabe durch die Führungskraft erfolgt ebenfalls in der Applikation per Klick. Durch die Integration in das betriebseigene ERP-System der Spital Thurgau AG werden die erfassten und genehmigten Spesen direkt verbucht. Auszahlungen an die Mitarbeitenden erfolgen so künftig viel schneller.

«Unsere umfangreiche Erfahrung von früheren Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekten haben wir genutzt, um gemeinsam mit der unternehmensübergreifenden Projektgruppe der Spital Thurgau AG die einzelnen Prozessschritte bei der Einführung des neuen Spesenmanagements zu beleuchten und wo nötig neu zu definieren,» erläutert Christian Critelli das Vorgehen bei der Projektumsetzung. «Die Applikation wurde mehreren Testreihen unterzogen, bevor das Modul den produktiven Betrieb aufgenommen hat. In Schulungen haben wir die Mitarbeitenden schrittweise an die neue Arbeitsweise herangeführt. Die pragmatische, aber dennoch professionelle Umsetzung war das Resultat einer unkomplizierten und partnerschaftlichen Zusammenarbeit zwischen der Spital Thurgau AG und Aveniq.»

Die Spital Thurgau AG hat den Grundstein für den Weg in die Cloud und zur zukunftsgerichteten Gesundheitsorganisation gelegt. In einem ersten Schritt lag der Fokus auf der Bereitstellung einer hochflexiblen und transparenten Spesenmanagement-Lösung.

«Mit BEM verfügen wir heute über ein digitalisiertes und schlankes Spesenmanagement,» ist Sandro Gentsch von der Lösung überzeugt. «Die Anbindung an das eigene ERP-System sowie die effiziente und intuitive Benutzeroberfläche kommen auch in der Belegschaft sehr gut an.»

Die Lösung kann künftig auch agil mit KI- und OCR-Funktionen erweitert werden, zum Beispiel durch die Hinterlegung des Spesenreglements, welches durch KI eine automatische Freigabe von Spesen ermöglicht. Das ergänzende Berichtswesen und die integrierte «Fraud Detection» minimieren dabei das Missbrauchsrisiko. OCR erkennt Belegdaten automatisch und reduziert so den Erfassungsaufwand der Mitarbeitenden zusätzlich.

Mit den nun gewonnenen Erfahrungen aus dem Projekt plant die Spital Thurgau AG weitere Automatisierungen, um administrative Tätigkeiten zu minimieren und so die Kundenzentrierung zu unterstützen.