Controllen und steuern

Vom Kodieren und dem Medizincontrolling hängt in Krankenhäusern viel ab. Kein Wunder, dass intelligente Systeme, die die MD- und Erlössicherheit stützen, dort sehr gefragt sind. Das Marienhospital Stuttgart setzt dabei auf die Lösungen von Dedalus HealthCare, allen voran auf ORBIS MedCo.

Das Medizincontrolling ist im Marienhospital Stuttgart direkt der Geschäftsführung unterstellt und verantwortet sowohl das operative als auch das strategische Medizincontrolling. „Gemeinsam mit der Geschäftsführung sind wir auch für die medizinische Leistungsentwicklung und Planung des Hauses verantwortlich“, beschreibt Dr. Frank Reddig, Leiter Medizincontrolling im Marienhospital Stuttgart, weitere Aufgaben seines Teams.

Der Kernprozess ist und bleibt aber eine zeitnahe und korrekte Kodierung der erbrachten Leistungen. „Right Coding“, also die korrekte Diagnosen- und Prozeduren-Dokumentation über ICD- und OPS-Schlüssel, ist dabei die höchste Maxime, eine vollständige klinische und administrative Dokumentation unerlässliche Basis. Beides sind elementare Bausteine, wenn es zu Diskussionen mit dem Medizinischen Dienst (MD) oder den Kostenträgern kommt.

Dr. Reddig muss auch ein vorausschauender Stratege sein, da das gesamte Gesundheitswesen gegenwärtig einem deutlichen Wandel unterworfen ist. „Darum ist es wichtiger denn je, dass wir unsere Leistungen zukunftsorientiert ausrichten“, betont der Leiter Medizincontrolling. Dabei helfen ihm multidimensionale Auswertungen, die auf der einen Seite die klassischen Parameter wie Verweildauer, präoperative Tage oder stationsersetzende Maßnahmen betrachten, auf der anderen Seite aber auch komplexe, interdisziplinäre Krankheitsbilder und die Ressourcenauslastung miteinbeziehen.

Bei diesen komplexen Auswertungen verlässt sich Dr. Reddig auf TIP HCe, die Business Intelligence (BI)-Lösung von Dedalus HealthCare. Bestandteil der Lösung ist unter anderem auch ein Tool, um das Marktumfeld zu analysieren – unerlässlich für eine valide Zukunftsplanung. Ebenso unerlässlich ist die Kalkulation im Rahmen der Pflegepersonaluntergrenzen und damit die Beantwortung der Frage, ob das Krankenhaus für die geplanten Leistungen über ausreichend (qualifiziertes) Personal verfügt. „TIP HCe hilft uns dabei, die Leistungsentwicklung zu monitoren und dann gegebenenfalls nachzujustieren“, so Dr. Reddig

Im Medizincontrolling-Alltag kommen eher andere Werkzeuge zum Einsatz, beispielsweise ORBIS Assisted Coding. Zum Start im Jahr 2014 wurde die Dokumentation bereits zu 95 Prozent digital erbracht. Die Kodierung selbst war aber weniger fortschrittlich als heute, wie Dr. Reddig ausführt: „Die Kollegen haben an zwei Monitoren gearbeitet. Auf dem einen war der DRG-Workplace in ORBIS geöffnet, auf dem anderen die digitale Patientenakte. Dann wurden die Befunde, Arztbriefe und weitere, abrechnungsrelevante Dokumente durchsucht und manuell kodiert. Irgendwann stößt man bei dieser Arbeitsweise aber an seine Grenzen.“

Deshalb bestand der Wunsch nach einer digitalen Kodierunterstützung, idealerweise auch eine Software, die dem gesamten Medizincontrolling dient. „Mit einem voll digitalen Workflow wollten wir die Effizienz der gesamten Abteilung steigern und gleichzeitig die Erlössituation optimieren. Das ist mit ORBIS Assisted Coding gelungen. Und im Zusammenspiel mit dem neuen MedCo Dashboard konnte sogar ein Vier- Augen-Prinzip im Erlösmanagement etabliert werden.

Zuerst wird der Fall in der Kodierabteilung kodiert. Danach schaut sich das Medizincontrolling ausgewählte Fälle zwecks Erlössicherung und MD-Sicherheit an und gibt sie zur Abrechnung frei. Wird der Fall dann von den Kostenträgern zur Prüfung an den Medizinischen Dienst übergeben, bekommt das Haus eine entsprechende Aufforderung zum Unterlagenversand. Das MD-Management legt einen MD-Fall im entsprechenden ORBIS-Modul MDKM an und erstellt einen Snapshot als Beleg der Abrechnungssituation zum Zeitpunkt der Unterlagenanforderung. Danach werden die Unterlagen zusammengestellt und an den MD verschickt. „Wir sind auf HYDMedia G6 migriert und übertragen ab dem 1. Mai die Unterlagen über eine Schnittstelle direkt in das Leistungserbringerportal, LE-Portal, des Medizinischen Dienstes“, so Dr. Reddig. Ist das Gutachten zurück, bewerten die Kolleginnen und Kollegen vom MD-Management den Fall und entscheiden: akzeptieren und ausbuchen oder Widerspruch und Fallverhandlung/Klage. „Entscheidende Unterstützung bekommen wir durch die Analysefunktion im MD- Management. Dort können wir exakt nachvollziehen, welche Fälle und welche Kodes wir in welcher Abteilung warum verloren haben“, erläutert der leitende Medizincontroller das Vorgehen.

Mit der Einführung von ORBIS Assisted Coding sollte die Kodierfachkraft ihre Arbeit schneller erledigen können. Allerdings haben die Verantwortlichen in Stuttgart recht schnell gesehen, dass nicht Geschwindigkeit das Entscheidende ist, sondern eher die MD-Sicherheit, die das Tool gewährleistet. „Der Kode ist im System direkt mit der korrespondierenden Textstelle in der Dokumentation verknüpft. Das ist transparent und für jeden Beteiligten – ob Kodierung, Medizincontrolling, Medizinischer Dienst oder zukünftig ggf. sogar für die Kostenträger – nachvollziehbar. Gerade bei Patienten, die sehr lange im Haus waren, ist es wichtig, dem Medizinischen Dienst ein umfassendes Bild darzustellen und schnell und effektiv auf die DRG-relevanten Textstellen zu springen“, erläutert Dr. Reddig. Begünstigt wird das auch durch die nahtlose und tiefe Einbettung in ORBIS. „In bin ein großer Freund integrierter Softwarelösungen, weil man so viel einfacher und sicherer Zugriff auf wirklich alle Informationen und Daten hat“, betont der Abteilungsleiter. „Das war auch einer der Gründe, warum wir unser bestehendes BI- System durch TIP HCe ersetzt haben. Heute steuern wir fast alle Workflows des Medizincontrollings damit.“ Mittels Zeitstempel haben er und seine Kollegen eine gute Kontrolle, etwa wie viel Zeit zwischen Entlassung, Kodierung des Falles und Abrechnung liegt.

Dr. Frank Reddig, Marienhospital Stuttgart

Funktionierende IT-Systeme setzen in der Regel eine funktionierende Zusammenarbeit von Anwendern und Anbieter voraus. Das ist im Marienhospital Stuttgart nicht anders. „Egal ob beim Entwicklungsprojekt zur Kodierung, den Weiterentwicklungen von TIP HCe im Hause oder auch bei den ersten Schritten im Bereich Künstlicher Intelligenz unter clinalytix – Dedalus HealthCare war und ist stets ein guter und verlässlicher Partner“, lobt Dr. Reddig das Bonner Unternehmen, und hebt dabei die Bereitschaft Probleme anzugehen und zu lösen, hervor.

Das hat beide Seiten auch durch eine temporäre Krise geführt, in der es systemtechnisch hakte. „Da hat das Team von Dedalus HealthCare dann noch einmal sehr intensiv den Workflow analysiert, unsere Anforderungen aufgenommen und dann binnen kürzester Zeit einen Formular-Konfigurator entwickelt, mit dem wir nun Zugriff auf ganz neue Daten haben“, freut sich der Medizincontroller.

Künftig will er ein verstärktes Augenmerk auf Fallkonstellationen richten, die mit hoher Wahrscheinlichkeit vom MD angefragt werden. Dazu sollen spezifische Abfragen programmiert werden. „Im MedCo Dashboard haben wir die Möglichkeit, Arbeitslisten zu gezielten Fragestellungen zu erstellen und diese ausgewählten Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen, so dass jeder seine individuelle Arbeitsliste mit den für ihn relevanten Informationen bekommt“, so Dr. Reddig, der sich davon eine weitere Erleichterung der Arbeit und eine höhere Erlössicherheit verspricht.

Der leitende Medizincontroller prophezeit den Krankenhäusern für die nahe Zukunft eine höhere Transparenz und Vergleichbarkeit – auch der Prüfquoten – untereinander, weshalb dem Right Coding eine noch größere Bedeutung zukommt. Auf diese politischen Veränderungen will er zusammen mit Dedalus HealthCare

Antworten finden. „Da der Erstbegutachtung durch den Medizinischen Dienst zukünftig aufgrund der damit verbundenen gestaffelten Prüfquote an MD-Fällen sowie der damit ebenfalls gekoppelten Strafzahlungen für die Krankenhäuser eine noch höhere Bedeutung zukommt, möchte ich den Sachbearbeitern Informationen, die ich in ORBIS Assisted Coding generiere, auch direkt über das LE-Portal zur Verfügung stellen. Wir denken dabei an Kommentare, die mit den entsprechenden Textstellen verbunden sind, oder eine Vorsortierung der Dokumente mit den relevanten Codes“, blickt Dr. Frank Reddig auf die nächsten Entwicklungen voraus

Das Marienhospital Stuttgart vereint Tradition und Innovation. Das christliche Haus, 1890 vom Orden der Barmherzigen Schwestern vom heiligen Vinzenz von Paul gegründet, bietet mit 19 Fachkliniken ein breites Leistungsspektrum.

Die meisten der jährlich etwa 33.000 stationären und über 90.000 ambulanten Fälle kommen aus Stuttgart und den umliegenden Landkreisen. Insgesamt hält der Schwerpunktversorger mit Maximalversorgungsangebot 761 Planbetten vor.

https://www.dedalusgroup.de/