Pour de nombreux médecins, l'obtention d'un titre de formation postgraduée ou continue relève d'un exercice de patience. Depuis des mois déjà, un message d'avertissement s'affiche en haut du site Internet de l'ISFM, l'institut compétent: «Le nombre exceptionnellement élevé de demandes de titres et d'autres demandes qui nous parviennent entraîne des retards dans le traitement des dossiers. Actuellement, le délai d'attente est d'au moins six mois».
Une situation qui génère frustrations, manque à gagner et, parfois même, report d’une prise de fonction.
L'Association suisse des médecins-assistants et chefs de clinique (ASMAC) s'attaque à cette problématique dans son dernier «Journal ASMAC». Deux représentants de l'ISFM y répondent aux questions du président de l'association, Severin Baerlocher. Monika Brodmann Maeder, présidente de l'institut, ainsi que Jörg Gröbli, directeur de l'ISFM, concèdent des erreurs: «Nous sommes conscients que l’ISFM a manqué de transparence par le passé», déclare Gröbli. «La situation concernant les délais pour l’octroi des titres a souvent été relativisée à l’excès et nous n’avons pas fait le nécessaire.»
Selon Jörg Gröbli, le processus d’octroi des titres est «fortement réglementé et très complexe». Il admet également que les procédures internes sont «en partie aussi trop compliquées».
À cela s’ajoute un facteur humain non négligeable: en novembre 2024, cinq des six spécialistes en charge du traitement des dossiers n’étaient plus en poste. La pile de demandes en attente n’a donc cessé de croître.
Depuis, des mesures ont été prises. «En avril, nous avons pu traiter deux fois plus de demandes que le mois précédent. Nous constatons que la tendance s’inverse, même si nous restons à un niveau modeste», indique Gröbli.
Au 1er mai, l’équipe dédiée comptait 13 personnes, dont trois issues du service juridique, ainsi que d’autres venues en renfort pour la gestion téléphonique.
La gestion des courriels a également été renforcée: là où une seule personne en avait la charge auparavant, elles sont désormais six. Ainsi, les mails sans réponses et les retours prenant un ou deux mois devraient appartenir au passé.
Simplifier le système
Quels enseignements tirer de ces problématiques? Pour Monika Brodmann Maeder, il est indispensable de simplifier les programmes de formation à long terme. «Nous comptons 45 titres fédéraux de spécialiste, avec des programmes très différents. Le passage à une formation postgraduée basée sur les compétences nous aidera à uniformiser et à alléger les procédures», explique-t-elle.
L’ISFM mise également sur les outils numériques, notamment l’amélioration du logbook électronique. Celui-ci permettra de détecter plus rapidement les lacunes dans les dossiers – documents manquants, durée de formation insuffisante, etc.
Par ailleurs, l’institut souhaite renforcer la transparence sur les délais de traitement et le nombre de titres octroyés chaque mois – une information attendue par de nombreux candidats.
Gagner du temps dès le dépôt du dossier
Outre sa stratégie de désengorgement, l’ISFM insiste sur les bonnes pratiques à adopter pour accélérer l’examen d’un dossier. Monika Brodmann Maeder invite les candidats à être particulièrement attentifs aux séjours à l’étranger, aux pauses de type congé maternité ou non payé, ainsi qu’au travail à temps partiel – autant d’éléments susceptibles de compliquer l’évaluation. Elle recommande également de vérifier la complétude des documents, leur validité et la présence des signatures.
L’ISFM a introduit une procédure de traitement prioritaire, encadrée par des critères stricts. En termes concrets: «La demande doit déjà être en suspens depuis plus de trois mois et remplir une des trois conditions suivantes: soit la personne qui dépose la demande veut ouvrir ou reprendre un cabinet, effectuer un fellowship à l’étranger pour lequel elle a besoin du titre de spécialiste ou risque de perdre son poste si elle ne présente pas le titre de spécialiste.»
Cette réponse met en lumière l'un des reproches qu'adressent les médecins concernés à l'ISFM: l'institut ne maîtrise certes pas ses propres processus, mais se montre également peu conciliant en matière de rigueur bureaucratique.
De son côté, l’ASMAC entend poursuivre ses efforts pour améliorer la situation. L’association a récemment déposé plusieurs propositions auprès de la Chambre médicale et de l’Assemblée des délégués de la FMH. Objectif: améliorer la communication de l’ISFM et obtenir un plan clair pour résorber les demandes en suspens.
