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Optimierte Prozesse, zufriedene Mitarbeitende
Das Universitäre Zentrum für Zahnmedizin Basel hat ein für zahnmedizinische Kliniken neues Kapazitätsmanagementsystem eingeführt und konnte damit bereits im ersten Jahr Erfolge erzielen. Die Sachkosten wurden um 0.6 Prozent reduziert und die Patientenzahlen um 3 Prozent erhöht.
, 10. Juli 2023 um 14:23
Seit August 2022 setzt das UZB als Pionier im deutschsprachigen Raum auf ein integrales Kapazitätsmanagementsystem. Welche Ziele werden damit verfolgt?
Gerlinde Spitzl: Das übergeordnete Ziel unseres Kapazitätsmanagementsystems ist es, Unterbrechungen in den Arbeitsprozessen zu reduzieren und Standards und Regeln zu vereinheitlichen. Unsere Mitarbeitenden sollen sich voll auf ihre Kernaufgabe fokussieren können und nicht durch «Zwischenarbeiten» abgelenkt werden.
Adrian Neidhart: Dadurch, dass alle unsere sieben Kliniken einheitliche Regelungen und Prozesse haben, gibt es weniger Unklarheiten und folglich auch weniger Diskussionen. Die Effizienz konnte damit deutlich gesteigert werden.
Vereinheitlichung, «Waste-Reduktion» und neue Standards. Wie funktioniert das Kapazitätssystem konkret?
Gerlinde Spitzl: Vor der Einführung des Systems war es so, dass jede Klinik bzw. jedes Stockwerk seine eigenen Regelungen hatte und sich um die administrativen Belange kümmerte. Es gab einen einzigen Empfang, der sämtliche Patienten aufgenommen hat und zur jeweiligen Fachdisziplin weiterschickte. Da kam es immer wieder vor, dass Patienten sich im Stockwerk geirrt oder das Behandlungszimmer nicht auf Anhieb gefunden haben. Nun gibt es auf jedem Stockwerk einen Empfang, es werden Zeitstempel gesetzt und wir wissen genau, wann der Patient bei uns angekommen ist.
Adrian Neidhart: Zugleich haben wir mit der Einführung des Systems neu auch ein spezielles Operations Center geschaffen, welches für die gesamte Planung und Koordination aller Mitarbeitenden zuständig ist.
Wie können durch das neue System die Planung, Koordination und Steuerung der Ressourcen optimiert werden?
Gerlinde Spitzl: Durch die Vereinheitlichung werden Fehler reduziert und folglich wird auch Stress beim Personal abgebaut. Der Fokus liegt klar auf der Aufgabe im Kerngeschäft, wodurch auch die Qualität der Arbeit verbessert wird. Nicht nur das Personal profitiert, sondern auch die Finanzen. Wir haben heute 0.6 Prozent weniger Sachkosten, dafür 3 Prozent mehr Patienten.
Adrian Neidhart: Durch die Standardisierung sprechen alle vom selben, was wiederum die Planung vereinfacht – auch im Bereich Finanzen bzw. Budgetierung ist alles deutlich stringenter.
Jährlich werden am UZB rund 30 000 Patienten behandelt. Welche Vorteile ergeben sich durch das neue System für sie?
Adrian Neidhart: Die Patienten werden sofort bedient und die Wartezeiten konnten deutlich reduziert werden. Im Schnitt warten sie heute noch 2-7 Minuten. Unser Ziel ist es, die Wartezeit weiter zu optimieren. Der Patient soll den Termin so einplanen, dass er bei uns ankommt und direkt auf dem Zahnarztstuhl Platz nehmen kann. Ein Vorteil ist sicherlich auch, dass wir verschiedene Spezialisten im Haus haben und diese bei komplexeren Zahnproblemen direkt einbezogen werden können.
Gerlinde Spitzl: Durch die Optimierung der Prozesse haben wir mehr Kapazitäten und konnten deshalb die Öffnungszeiten verlängern. Besonders beliebt sind Randzeiten vor oder nach der Arbeit.
Welches Feedback bekommen Sie von Ihren Mitarbeitenden?
Gerlinde Spitzl: Anfänglich war mancherorts eine gewisse Skepsis spürbar, inzwischen hat sich das System aber etabliert und niemand möchte mehr zurück zum ‘alten’ Organisationssystem. Wir haben eine gemeinsame Kultur geschaffen und das «Gärtchendenken» zwischen den Kliniken ist weg.
Adrian Neidhart: Es ist eine komplette Veränderung der Arbeitsweise und das erforderte einiges an Überzeugungsarbeit und Durchhaltevermögen. Wichtig ist eine offene Kommunikation, weshalb wöchentlich ein Meeting zum Kapazitätscheck stattfindet. Hierbei tauschen wir uns aus und schauen, wo aktueller Handlungsbedarf besteht. Ich stelle auch eine verbesserte Kommunikation fest, weil allen Mitarbeitenden die Planungsregeln bekannt sind.
Seit 2020 konnte das UZB kontinuierlich seine Patientenzahlen steigern; inzwischen werden jährlich 90 000 Konsultationen durchgeführt. Welche Rückmeldungen bekommen Sie von ihnen?
Gerlinde Spitzl: Wir bekommen durchgängig positive Rückmeldungen! Die Steigerung der Patientenzahlen sagt schon einiges.
Adrian Neidhart: Damit wir die Wartezeiten in Zukunft noch weiter optimieren können, arbeiten wir auch an der Patientenpünktlichkeit. Diese soll mit technischen Hilfsmitteln etwa in Form von Erinnerungs-SMS und E-Mails weiter ausgebaut werden.
Das Universitäre Zentrum für Zahnmedizin Basel UZB (UZB) ist eine öffentlich-rechtliche Anstalt, die sich zu 100% im Besitz des Kantons Basel-Stadt befindet. Das UZB erfüllt Aufträge in der sozialen Zahnmedizin und in Lehre und Forschung. Darüber hinaus dient das UZB der kantonalen, regionalen und überregionalen zahnmedizinischen Versorgung sowie der zahnmedizinischen Weiter- und Fortbildung. Das UZB hat im August 2019 den neuen Standort an der Mattenstrasse 40 in Basel bezogen und verfügt damit in Patientenbehandlung, Lehre und Forschung über eine topmoderne Infrastruktur.
Die sieben Kliniken des UZB stehen der ganzen Bevölkerung offen und können das gesamte zahnmedizinische Leistungsspektrum von der Grundversorgung bis zu hochkomplexen Fällen auf universitärem Niveau unter einem Dach anbieten. Das ist schweizweit einmalig. Das UZB ist darüber hinaus für die Umsetzung der Zahnpflegeverordnung des Kantons Basel-Stadt zuständig. Diese beinhaltet einerseits jährliche Gratisuntersuchungen und Prophylaxe-Schulungen für alle schulpflichtigen Kinder in Basel, andererseits Behandlungen zu reduzierten Tarifen für Kinder und Erwachsene. Die Höhe der Reduktionen richtet sich nach den Einkommensverhältnissen der Eltern resp. der erwachsenen Patientinnen und Patienten. Dieser Auftrag in der sozialen Zahnmedizin wird primär von der Klinik für Allgemeine Kinder- und Jugendzahnmedizin und der Klinik für Allgemeine Zahnmedizin erfüllt.
Die Kliniken mit universitären Aufträgen behandeln primär Patientinnen und Patienten, welche nicht von den Vergünstigungen der Zahnpflegeverordnung profitieren (Selbstzahler) und Patientinnen und Patienten mit komplexen zahnmedizinischen Problemstellungen, die oftmals auch von Privatzahnärzten überwiesen werden.
Die Mitarbeitenden der Kliniken mit universitären Aufträgen bilden die Studierenden der Zahnmedizin in den drei Bachelor- und den zwei Masterstudienjahren bis zum Ablegen der eidgenössischen Prüfung aus.
Der Studiengang Zahnmedizin wurde vom Organ für Akkreditierung und Qualitätssicherung der Schweizer Hochschulen (OAQ) für die Jahre 2018 – 2025 akkreditiert.
Das UZB bietet zudem Zahnärztinnen und Zahnärzten im Anschluss an die eidgenössische Prüfung während 3-5 Jahren eine Anstellung als Assistierende. Diese Assistenzzeit kann auch zum Erwerb eines der vier Fachzahnarzttitel oder eines Weiterbildungsausweises genutzt werden.
Im Bereich der Fortbildung bietet das UZB ein breitgefächertes Angebot an Fortbildungskursen an. Die Veranstaltungen richten sich an externe Zahnärzte, Ärzte, Zahntechniker, Dentalhygienikerinnen und Dentalassistentinnen sowie an die Mitarbeitenden und Studierenden des UZB.
Die Forschungsstrategie des UZB verfolgt vier übergeordnete Forschungsschwerpunkte:
- Oral Ecology & Microbiome bezieht sich auf die Wissenschaft und Erforschung der Organismen, die in der menschlichen Mundhöhle existieren. Bakterien und Speichel sind zwei der Hauptkomponenten der oralen Mikrobiologie, die schädlich sein können, aber auch nützliche und notwendige Funktionen im Immunsystem ausüben.
- Oral Technology & Materials vereint alle technischen Arbeitsabläufe und deren verwendeten Gerätschaften in der Zahnmedizin einschliesslich werkstoffkundlicher Aspekte sowie Biomaterialien.
- Oral Public Health & Economics untersucht die bevölkerungsbezogenen Faktoren in der Zahnmedizin zur Aufrechterhaltung und Förderung oraler Gesundheit sowie der Erforschung von Präventionsmassnahmen.
- Smart Oral Health & Personalized Dental Medicine umfasst primär die zukunftsorientierte Forschung zum Einsatz der Künstlichen Intelligenz (KI) in der Zahnmedizin. Hier sollen die Möglichkeiten der Datenverarbeitung zum Wohle des Patienten im Sinne einer personalisierten Zahnmedizin erforscht werden.
Der Innovationstransfer zwischen den drei Forschungssäulen steht im Fokus: Grundlagenforschung | Klinische Forschung | Versorgungsforschung.
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