Vom Bestellbüro zum Werttreiber

Der Druck auf Spitäler ist real: Fachkräftemangel, strengere Regulierung und steigende Sachkosten. Christian Offergeld, Strategie- und Managementberater für Spitäler bei Unity Consulting & Innovation und ehemaliger Leiter Beschaffung & Logistik der Insel Gruppe, macht im Interview mit dem Beschaffungsunternehmen Unite deutlich, vor welchen Herausforderungen Spitäler heute stehen. Seine Botschaft ist klar: «Die alte Kaufmannsregel ‹Im Einkauf liegt der Gewinn› gilt mehr denn je.» Während in vielen Spitälern der Einkauf noch als «Bestellbüro» gesehen werde, zeige er auf, wie professionelle Beschaffung, Standardisierung und der gezielte Einsatz von KI die Effizienz signifikant heben könnten.

Christian Offergeld zieht klare Parallelen zur Industrie und empfiehlt Spitälern eine industrienahe Beschaffung mit zentralen, ERP-gestützten Prozessen. Eine frühere Einbindung des Einkaufs und vorausschauende Planung verhinderten Überspezifikation und etablierten eine «good enough quality», die Versorgungs- und Kostenstabilität verbinde. Verlässliche Forecasts, wie sie in der Industrie zum Standard gehörten, ermöglichten Bündelungen, mehrjährige Rahmenverträge und klare Lieferantenstrategien.

«In Spitälern – insbesondere im OP-Bereich – fehlt es hingegen oft an belastbaren Plänen, sodass die Beschaffung reaktiv statt vorausschauend agiert. Dabei wäre gerade der OP-Bereich aus Prozesssicht gut datenbasiert planbar», erklärt Offergeld. Auch in der Digitalisierung der indirekten Beschaffung liege schnell hebbares Potenzial: «Bei C‑Teilen mit geringerem Stückwert, aber hohem Bedarf werden die erheblichen Prozesskosten in der Beschaffung häufig übersehen. In zahlreichen Spitälern wird das indirekte Material zum Teil nach wie vor am ERP vorbei und ohne Einbindung des Einkaufs beschafft. Wickelt man diese Beschaffung aber sauber und effizient ab, könne man viel Geld sparen.»

Den Turbo zünde die Digitalisierung, insbesondere digitale Plattformen und KI. Digitale Plattformen wie Unite würden eine immer wichtigere Rolle spielen: Die Plattform verbindet Einkaufsorganisationen mit einem integrierten B2B‑Marktplatz, bündelt dabei Lieferantenkataloge und fördert Transparenz. KI‑Agenten wie zum Beispiel askLio oder ProcureAi nehmen Routinearbeit ab – von der Alternativproduktsuche bis zur Umwandlung von Bestellanforderungen – und schaffen damit mehr Zeit für strategische Themen. Die Effekte seien greifbar: Mit höherer Datentransparenz und einer verbesserten Steuerung strategischer Aktivitäten ließen sich Beschaffungskosten um 10–15 Prozent reduzieren.