Die Zukunft im Medizincontrolling

Der AGAPLESION-Konzern setzt seit vielen Jahren auf das KrankenhausInformationssystem (KIS) ORBIS. Seit Ende 2020 ist eine vielversprechende Erweiterung im Bereich des Medizincontrollings hinzugekommen. Ein Jahr vorher startete das Pilotprojekt zur Unterstützung im Bereich der Kodierung in Hamburg. „Selbstverständlich haben wir uns vorher auch andere Systeme mit ähnlichen Funktionen intensiv angeschaut“, sagt Sebastian Karl, Teamleiter Medizincontrolling in der AGAPLESION-Zentrale in Frankfurt, „um uns letztlich für ORBIS Assisted Coding zu entscheiden. Ausschlaggebend war die tiefe Integration in unser KIS, die das Arbeiten erheblich erleichtert.“ Maßgeblich ist dabei die Verzahnung von Kodierarbeitsplatz, DRG Workplace und den ORBIS MedCoLösungen. So können die Kodierer aus DRG Workplace direkt in ORBIS Assisted Coding abspringen – kein Systemwechsel, keine andere Benutzeroberfläche, keine neue Logik. „Selbstverständlich kann ich über Schnittstellen auch Daten zwischen Fremdsystemen austauschen, spätestens beim Zurückschreiben wird es dann aber kompliziert“, weiß Karl. Der schätzt auch den umgekehrten Weg vom Dashboard zu ORBIS Assisted Coding.„Wenn der Controller einen Fall identifiziert hat, bei dem noch Dokumentationen oder Kodierungen fehlen, kann er nahtlos zwischen den Systemen wechseln. Die Kodierung wird danach ohne manuelle Eingriffe in den DRG Workplace übertragen. Das sichert auch eine direkte Verknüpfung zwischen dem Kode und der Quelle“, beschreibt der Teamleiter den Workflow. So kann die Kodierung eines Falles bei der Prüfung durch den Medizinischen Dienst (MD) ganz einfach und transparent nachvollzogen werden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Datensicherheit. In einem integrierten System ist es nach Meinung von Karl deutlich einfacher, Daten korrekt und sicher zu übertragen, als aus einem externen System.

Schließlich sollen die SoftwareLösungen die Arbeit im Medizincontrolling bestmöglich unterstützen. Beeinflusst wird die Arbeit dabei maßgeblich durch die gesetzlichen Rahmenbedingungen, aktuell das MDK-Reformgesetz. „Hier gilt es, den Workflow in den Einrichtungen bestmöglich anzupassen, um eine sichere Kodierung und Abrechnung zu gewährleisten. Das beginnt damit, unnötige Arbeiten zu vermeiden“, weiß Karl. Nach Inkrafttreten des MDK-Reformgesetzes wird eine nachträgliche Rechnungskorrektur nicht mehr möglich sein. Das heißt: Der erste Schuss muss sitzen. Demnach muss eine vollständige, korrekte und nachvollziehbare Kodierung gewährleistet sein. Nicht zuletzt hängt von der Anzahl der korrekt abgerechneten Fälle künftig auch die Prüfquote ab. Darüber hinaus ist die Kodierung auch die Basis für eine effektive Verweildauersteuerung. Das Medizincontrolling ist bei AGAPLESION Bestandteil des Zentralen Dienstes Controlling und für die einzelnen Einrichtungen zentraler Koordinator und Ansprechpartner rund um alle entsprechenden Themen. Übergreifend interessante Fragestellungen werden zentral häufig auch mit Unterstützung der Einrichtungen bearbeitet, aufbereitet und die Ergebnisse verteilt. Das operative Medizincontrolling findet in den Einrichtungen vor Ort statt.

Was muss nun ein IT-System leisten, um das Medizincontrolling effektiv zu unterstützen? „Es muss in erster Linie anwenderfreundlich sein“, betont Karl. „Wir finden in den Häusern die unterschiedlichsten Anwendergruppen. Es gibt Mitarbeiter, die IT-affin sind, es gibt aber auch welche, die mit Digitalisierung weniger vertraut sind. Eine Software muss nun idealerweise für beide gleich gut und einfach zu bedienen sein.“ Darüber hinaus sollte das System eine verlässliche Unterstützung bieten. Das setzt voraus, dass es hoch verfügbar ist. Wichtiger ist aber noch, dass es nachvollziehbare Entscheidungen und Ergebnisse liefert. „Wir möchten beispielsweise, dass die Mitarbeiter verstehen können, warum in der Kodierung bestimmte Dinge vorgeschlagen werden“, sagt der Teamleiter. Die Pilotierung von ORBIS Assisted Coding hat das AGAPLESION Diakonieklinikum Hamburg übernommen. „Das Medizincontrolling des Hauses war von Beginn an in der Projektgruppe federführend aktiv. Da lag der Schritt nahe, zumal das Interesse auch sehr groß war“, erläutert Karl. Die ersten Schritte zur Fallbegleitung sind bereits umgesetzt. 

Bevor den Medizincontrollern ORBIS Assisted Coding zur Verfügung stand, haben sie die Krankengeschichte jedes Patienten, egal ob sie bereits digital zur Verfügung stand oder nur in einer Papierakte, durchforstet, nach den entsprechenden Kodes gesucht und diese händisch im DRG Workplace eingegeben. Mit ASCO können die zur Kodierung notwendigen Dokumente zentral an einem Ort bearbeitet werden. Hilfreich ist Assisted Coding, das auf übersehene Diagnosen hinweist. Im Dashboard wird heute bereits auf eine fehlende Aufnahmekodierung hingewiesen. Der Medizincontroller schaut also morgens in das Dashboard und bekommt die Liste der Patienten, bei denen eine Aufnahmediagnose eingegeben werden muss. Von ORBIS MedCo – also dem übergreifenden System hinter Assisted Coding und Dashboard – erwartet Karl nicht weniger als den medizinischen Arbeitsplatz der Zukunft. „Für uns ist es ein wichtiger Baustein zurfallbegleitenden Kodierung“, so der Medizincontroller. „Über das Dashboard können wir Informationen aus unterschiedlichen Systemen sammeln, ohne ORBIS MedCo verlassen zu müssen. Wir bekommen Hinweise zur Erlösoptimierung, und zwar immer in Verbindung mit dem Beleg in der Dokumentation. Das ist schnell, einfach und MD-fest.“ Zur Verweildauersteuerung möchte er die Daten auch den Ärzten an die Hand geben. Die bekommen dann vor der Visite eine Liste aller Patienten angezeigt, die kurz vor Erreichen der oberen Grenzverweildauer sind. Da muss der Arzt dann entscheiden, ob er den Patienten bereits entlassen kann. Ansonsten muss er eine gesonderte Dokumentation anlegen, die die Überschreitung der oberen Grenzverweildauer rechtfertigt. Ins Medizincontrolling soll schließlich auch noch die Anzeige fehlender Dokumente wie Arztbriefe, OP-Berichte oder Qualitätssicherungsbögen einbezogen werden.

Bevor das ORBIS MedCo Dashboard allerdings zum Einsatz kommen konnte, mussten Dedalus HealthCare und AGAPLESION es erst einmal gemeinsam entwickeln. „Unser Ziel war es, den bestmöglichen Arbeitsplatz zur Unterstützung des Medizincontrollings in Krankenhäusern zu gestalten“, blickt Karl zurück. „Dazu benötigen wir das Know-how und Feedback der Anwender.“ Gestartet ist die Entwicklungspartnerschaft im Sommer 2019 mit einem gemeinsamen Workshop in Bonn, in dem vorrangig die Eckpunkte der Zusammenarbeit definiert wurden. Daraus ist laut Karl ein sehr dynamischer Prozess mit einem sehr engen, persönlichen Austausch gewachsen. „Wir haben tatsächlich auf Augenhöhe miteinander diskutiert, unsere Anforderungen wurden ernst genommen und viele unserer Wünsche finden sich heute in der Lösung wieder“, sagt der Teamleiter. Vieles sei allerdings auch noch offen. So müssten etwa weitere Datenfelder für Abfragen definiert werden. Auch in den weiteren Entwicklungsprozess will sich AGAPLESION gerne einbringen und die erfolgreiche Zusammenarbeit fortsetzen. Und Sebastian Karl sieht beste Voraussetzungen dafür: „Das gesamte Team auf beiden Seiten hat außerordentlich gut harmoniert. Wir hatten immer das Gefühl, gut betreut zu sein und stets einen kompetenten Ansprechpartner zu haben. Die Zusammenarbeit war immer konstruktiv. Selbst zu Zeiten, in denen es nicht rund lief, stand das Bemühen im Vordergrund, das Projekt zu einem guten Ende zu bringen. Selbstverständlich haben wir uns zwischendrin auch gefragt, ob wir den richtigen Weg gegangen sind. Der Erfolg gibt uns aber recht. Heute haben wir mit Assisted Coding und Dashboard zwei integrierte Lösungen, die unserem Medizincontrolling sehr helfen.“

Die ORBIS MedCo-Lösungen sind im AGAPLESION Diakonieklinikum Hamburg erfolgreich im Einsatz. Es hat sich gezeigt, dass sie nicht für jede Einrichtung sinnvoll sind. Je größer aber das Haus und je breiter das DRG-Spektrum dort, desto höher ist der Nutzen von ORBIS Assisted Coding. Das Dashboard zur Ablaufunterstützung soll tatsächlich in allen Einrichtungen zum Einsatz kommen.

AGAPLESION ist einer der größten Gesundheitskonzerne in Deutschland. Er ist nicht nur im Krankenhausbereich aktiv, sondern auch mit Pflege- und Alteneinrichtungen deutschlandweit vertreten. AGAPLESION unterhält insgesamt 20 Krankenhäuser mit 23 Standorten sowie 34 Medizinische Versorgungszentren.

Die Einrichtungen mit zusammen mehr als 6.250 Betten versorgen etwa 264.000 stationäre Fälle und insgesamt rund eine Million Patienten pro Jahr.