Endlich einmal wieder Ferien? Ärztinnen, Ärzte und ihre Praxisangestellten haben sich im Sommer eine Auszeit verdient. Doch Ferien müssen gut geplant werden – sonst holt einen der Stress des Praxisalltages schon bald am Ferienort wieder ein.
Mit folgenden Vorbereitungen lässt sich die Freizeit besser geniessen:
Eine Vertretung finden
Wenn Sie Ihre Patienten nicht an den Ärzte-Notfall verweisen wollen, sollten Sie möglichst lang im Voraus eine Vertretung organisieren. Sonst besteht die Gefahr, dass die Kolleginnen oder Kollegen just zur gleichen Zeit ebenfalls in den Ferien weilen. Auch die Ferientermine der Praxisangestellten müssen geplant und koordiniert werden.
Information an die Patienten
Steht die Vertretung fest, lässt sich die Abwesenheit mit einem Aushang in der Praxis und mit einer Mitteilung auf der Website ankünden.
Folgetermine der Patienten organisieren
Regelmässige Folgetermine, die eigentlich in die Ferienzeit fallen würden, müssen umgeplant werden: Die Termin-Abstände können je nachdem etwas verkürzt oder verlängert werden. Die Patienten müssen aber darauf hingewiesen werden, dass der nächste Termin etwas früher oder später liegt als üblich.
Bestellungen, Post und Reinigung
Rund drei Wochen im Voraus sollte man überprüfen, ob Material bestellt werden muss. So kommen die Pakete noch vor Ferienbeginn in der Praxis an. Eventuell müssen auch Zeitungen und Zeitschriften abbestellt und die Post zurückbehalten werden. Anstelle der regelmässigen Praxisreinigung lässt sich vielleicht eine grössere Grundreinigung vereinbaren.
Reservetermine einplanen
In den letzten zwei Wochen vor Ferienbeginn ist es empfehlenswert, einige Termine freizuhalten für jene Patienten, die unbedingt noch vor den Ferien eine Konsultation brauchen.
Auch die erste Woche nach den Ferien sollte nicht komplett mit Terminen gefüllt werden. So bleiben Daten für Akut-Patienten frei, die nicht zur Vertretung gehen wollten. Das erspart einem ein paar übervolle stressige Arbeitstage gleich nach den Ferien.
Am Ende des letzten Arbeitstages
Besprechen Sie den Anrufbeantworter. Tipps und einen Mustertext finden Sie weiter unten. Vor dem Verlassen der Praxis kontrollieren: Sind alle Fenster zu und alle Geräte ausgeschaltet?
So ist der Anrufbeantworter richtig besprochen
Mit einer Bandansage auf dem Anrufbeantworter informieren Sie Ihre Patienten darüber, wie sie erreichbar sind und wer Sie vertritt.
Wenn Sie Ihre Praxis für die Ferien schliessen, sollten Sie auf dem Anrufbeantworter am Anfang das Datum nennen, an dem Sie wieder erreichbar sind. Nennen Sie auch Namen, Adresse und Telefonnummer der Praxis, die Sie in Ihrer Abwesenheit vertritt.
Sprechen Sie alle Informationen langsam auf das Band und wiederholen Sie diese einmal, damit der Anrufer allenfalls mitschreiben kann.
Ein Mustertext könnte zum Beispiel wie folgt lauten:
«Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Hausarzt-Praxis Müller in Bergdorf. Wir sind zurzeit in den Ferien und ab dem 30. Juli wieder für Sie da. Bis dahin wenden Sie sich bitte an unsere Vertretung (Name, Adresse, Telefonnummer). In lebensbedrohlichen Fällen rufen Sie bitte die Notrufnummer 144 an. Vielen Dank für Ihren Anruf.»
