Beschaffungsaufwand reduzieren – dank den Logistiklösungen der Schweizerischen Post

In den Einkaufsorganisationen steigt zunehmend der Beschaffungsaufwand aufgrund der angespannten Versorgungslage. Für mehr Entlastung und höhere geschäftliche Flexibilität können Gesundheits-einrichtungen Aufgaben, die nicht zu ihren Kernkompetenzen gehören, externen Partnern wie der Schweizerischen Post übergeben. Rebekka Gisin, Branchenmanagerin Gesundheitslogistik, erklärt am Beispiel der operativen Beschaffung, wie die Post Leistungserbringer dabei unterstützt, ihre Logistikprozesse zu optimieren.

Wir unterstützen den Einkauf des Spitals in allen Belangen der operativen Beschaffung von medizinischem Verbrauchsmaterial und übernehmen auf Wunsch auch eine beratende Funktion in strategischen Themen. Grundsätzlich gilt: Das Spital gibt vor, was es braucht, und wir übernehmen die gesamte operative Beschaffung. So behält das Spital die Sortimentshoheit und bestimmt die Artikel, die Lieferanten, die Konditionen und die Preise. Ausserdem definiert das Spital die Sicherheitsbestände, welche von der Post ans Lager gelegt werden müssen. Im Gegensatz zu anderen Anbietern auf dem Markt betreiben wir keinen Handel mit Produkten.

Die Post übernimmt den Lageraufbau in Villmergen gemäss den Vorgaben des Spitals und stellt über die operativen Beschaffungstätigkeiten sicher, dass jederzeit die vereinbarten Lagermengen vorhanden und abrufbereit sind. Die Ware wird dabei von der Post vorfinanziert und das Spital bezahlt die Artikel erst, wenn sie von den einzelnen Abteilungen bestellt und geliefert wurden. Die Artikel werden pro Spital separat gelagert. Damit ist sichergestellt, dass die Produkte jederzeit in den gewünschten Mengen für die einzelnen Spitäler reserviert bleiben.

Ich mache Ihnen dazu gerne ein Beispiel: Nehmen wir an, das Spital bezieht seine Spritzen und Kanülen bei Anbieter A, die OP-Abdeckungen bei Anbieter B und die Desinfektionsprodukte bei Anbieter C. Während die Lieferanten heute auf Grund der meist knappen Lagerkapazitäten in den Spitälern teilweise mehrmals pro Woche und meist per LKW-Transport anliefern, können die Lieferungen des Spitals mit Bestellungen weiterer Kunden zusammengefasst und nach Villmergen ins Medical Center der Post transportiert werden. Davon profitiert das Spital, der Hersteller und natürlich auch die Umwelt. Durch die grössere Lagerkapazität der Post kann zudem die Menge pro Bestellung erhöht werden.

Das Spital kann jederzeit seine Sortimente bei der Post bestellen und wird – je nach Bedarf bis zu zwei Mal täglich – von ihr beliefert. Auf Wunsch übernimmt die Post auch die Schrankversorgung auf den Stationen und entlastet damit das Pflegepersonal. In der Regel kann dadurch die Anzahl Anlieferungen zum Spital um bis zu 90 Prozent reduziert werden. Demensprechend vermindert sich die Anzahl der zu verarbeitenden Kreditoren für das Spital erheblich.

Informationssicherheit und Datenschutz sind essenziell. Die Post erfüllt hohe Anforderungen, um diese sicherzustellen. Das trifft auch auf die Übermittlung sensibler Daten im Gesundheitswesen oder von Kundenbeziehungen zu. Mittels einer Vertraulichkeitsvereinbarung erhält der Lieferant ausserdem die Garantie, dass die von ihm mit dem Kunden vereinbarten Konditionen vertraulich behandelt und nur für das entsprechende Spital angewendet werden.

Es wird eine signifikante Reduktion des administrativen Aufwandes für die Bewirtschaftung der Lagermengen, für die Bestellabwicklung, die Lieferantenbetreuung und die Kreditoren erreicht. Dadurch werden personelle Ressourcen frei, die in Zeiten des Fachkräftemangels wertvoll sind. Beim Spitaleinkauf wiederum werden Kapazitäten frei: der Fokus kann auf strategische Themen wie Lieferantenevaluation, Sortimentsoptimierung, Preisverhandlungen oder nachhaltige Beschaffung gesetzt werden.

Der Druck auf das Gesundheitswesen wird in Zukunft weiter zunehmen. Nicht nur die Kosten, vor allem auch die knappen Personalressourcen, die angespannte Versorgungssituation und die steigenden regulatorischen Anforderungen stellen die Institutionen vor immer grössere Heraus-forderungen. Hier kann die Post die Leistungserbringer mit ihrer umfangreichen, modular aufgebauten logistischen Vollversorgung individuell unterstützen. Die einzelnen Angebote wie operative Beschaffung, Lagerlogistik, Stationskommissionierung, Schrankversorgung, Fallwagenlogistik oder die Sterilgutlogistik können nach Bedarf und schrittweise umgesetzt werden.